Тайм-менеджмент – научитесь управлять своим временем
Управлением временем (англ. time management) — тема крайне важная, потому что когда бизнесмен, студент или же фрилансер вынужден планировать свое время и заниматься самоорганизацией своей деятельности, как оказывается, у многих напрочь отсутствует навык организации своего графика и целей. Во время организацию задач и графика, у многих часто возникают проблемы. В школе умением управлять своей деятельностью не обучают, на работе — эту роль выполняет человек из руководства или высших должностей. Когда занимаешься свои делом или планируешь начать бизнес, тогда приходится организовывать себя самому, а подобные навыки к сожалению, у многих людей отсутствуют.
Главные правила тайм-менеджмента
Первое правило — это одна из самых простых техник, но в то же время достаточно эффективно-работающих, которые действительно могут за короткое время, можно сказать буквально за 5 минут очень сильно видоизменить ваше представление о собственном времени и повысить личную продуктивность. Обычно люди ставят себе цели – это когда человек берёт и в свой to-do list на день обычно записывает: «позвонить кому-либо, сходить в магазин, встретиться с кем-то или составить план такого-то проекта». Отправные цели и действия пишутся именно в таком формате и являются признаком того, что нужно выстроить ваш список дел, таким образом, как устроено и работает сознание человека.
В сознание человека, мозг — является простым послушным исполнителем, то есть он не производит никакой оценки формулировки задач и никогда не занимается этим вообще. Когда наш мозг видит список дел: «позвонить, сделать что-либо, зайти в магазин», в этот момент происходит формирование образа процесса, в котором нет формулировки на результат. Отсутствует фокус на то, что человек хочет в итоге получить и что он хочет сделать. В этом взаимодействии мозг всего лишь исполнитель и если он видит задачу написанную в форме “что нужно сделать”, соответственно действия идут уже на фокус выполнения данной задачи. Минус подобной деятельности — это обычно не мотивирует, то есть ваш мозг видит наличие у себя в плане какого-то действия, но не видит в этом конкретного результате, к которому он собирается прийти.
Правильно управляйте своим временем и получайте результат
Чем отличаются обычные действия от результатов? Сами по себе обычные действия зачастую не мотивируют. Это такие действия как, погулять с любимой девушкой или съесть мороженное. Если же есть действия как, провести переговоры с заказчиком или позвонить клиенту то, скорее всего в вашему мозгу не совсем понятно: “А зачем всё это делать?” Это очень простой прием, для того чтобы перевести ваше действие в более четкую и более правильную формулировку, соберите все ваши действия и перепишите их в свои цели, в рамках формата, если есть результат соответственно есть и задачи. Раньше формулировки: «позвонить кому-либо или зайти в магазин и купить что-то», но сейчас мы переписываем их в глагольную форму настоящего времени, даже не настоящего завершенного. Соответственно это будет звучать как – “я позвонил кому-либо”, при чём можно добавить даже еще и результат я позвонил и договорился, такая схема будет работать гораздо лучше.
Во-первых, вы должны переводить действия в формат уже некой завершенности, во-вторых, добавляйте ко всему результат, который хотите получить: “Я встретился и успешно договорился с ним о поставках продукта”. Вымышленные изменения в представлении происходят за счёт того, что мы переводим глаголы в форму завершенного времени и наш мозг начинает воспринимать формулировку уже как некую законченную мысль.
Создайте свою систему управления временем
Что нам это дает? Это дает фокусировку, завершенного действия и наша задача воспринимается совсем по-другому, то есть просто можете почувствовать это ощущение завершенного процесса. Давайте проведем эксперимент, составьте сейчас план своих задач на сегодня или на следующий день и для простоты эксперимента просто составьте свой график так же как вы обычно составляет: “мне надо позвонить, сделать, купить, зайти, написать”. Напишите так, но потом сразу же потратьте 5 минут на то, чтобы перевести все свои формулировки и фразы в форму, о которой было написано выше.
Я зашёл, Я купил, Я написал и получил ответ или ещё что-то, напишите ваш конкретный результат, который вы планируете получить от своей деятельности или же хотите получить и в будущем добавьте вот эту небольшую двух-трех минутную процедуру к составлению своих планов. Это действительно повысит эффективность вашей работы и эффективность вашей деятельности и добавит, что очень важно осознанность того, что именно нужно сделать, зачем это нужно сделать? Во-первых, вам станет гораздо приятнее — возрастет уровень вашей мотивации, во-вторых, уровень вашей результативности в разы повыситься.
Как организовать свое время при помощи тайм-менеджмента
Техника о которой пойдет разговор далее, будет совершенно бесполезна людям с хорошей временной организацией, скорее всего будет полезна тем, кто живет на постсоветском пространстве. Почему-то так сложилось, что наши люди и наука тайм-менеджмента в советские годы очень хорошо функционировала в режиме цейтнота. То есть, когда были очень четкие и жесткие лимиты времени и когда вот-вот понимали, что так или иначе просто не успевают или вот-вот остается последний день отпуска, нужно всё успеть. И только тогда человек начинает действовать максимально эффективно. В принципе это один из Законов Паркинсона:
Любое дело занимает ровно столько времени, сколько на него отведено.
Опять-таки, в нашей жизни, у каждого из нас был такой опыт, когда вы вдруг осознаете, что до прихода гостей остаётся 10 минут, а в квартире еще не прибрано. В такие моменты вы с пулеметной скоростью и сумасшедшей эффективностью начинаете наводить порядок и через 10 минут вся квартира становится, как после ремонта. Такие же ситуацию случаются и с людьми готовящимися к экзаменам. Перед сдачей курсового или экзамена, когда остается последняя ночь, вы как можно лучше впитываете всю информацию из конспектов.
Метод управления своим временем – техника 15 минут
Но скажем так, такой подход сложен в управлении, и не каждому из нас хочется ждать до последнего момента и начинать действовать когда отступать уже некуда. На самом деле, мы можем использовать этот механизм, для того чтобы перенести такое состояние сосредоточенности концентрации на повседневные задачи. Собственно, для этого и предлагается следующая техника. Подумайте, что бы вы могли сделать за ближайшие 15 минут, при этом зная, что у вас имеется определенный список целей и есть список дел на сегодня. Попробуйте распланировать их на сегодня или же на ближайшие пару часов.
Разделите задачи на отрезки по 15-20 минут и подумайте, что конкретно вы можете сделать за ближайшие 15 минут. В такой момент, желательно заранее определить какую-то вашу главную деятельность, к которой у вас имеются навыки. Подобный опыт нарезки своих дел на задачи по 15 минут очень хорош, как только вы это сделаете — запускайте таймер. Почему желательно запустить таймер? Вы должны точно понимать, что у вас есть временной промежуток – это ваши 15 минут на одну задачу, и есть конкретная цель, которую за это время нужно выполнить.
Важно, чтобы по истечению времени вы не сделали выбор бросить свое дело и перейти к следующему. В принципе, даже если вы так поступите, вы скорее всего сделаете больше чем, если бы работали по обычному графику. Главное, начать понимать ваш временной лимит и осознать сигналы стоп. Данная техника очень круто помогла многим организовать свое время, после работы над собой вы не будете вводить какую-то дополнительную мотивацию, а будете выполнять поставленные задачи намного проще. Успех состоит в поставленной задачи и выставленного таймера, вы всегда будете точно знать, что ваше время — 15 минут, и это заставляет вас концентрироваться на выполнении своих обязанностей. Таким образом, вам нужно постоянно заниматься и тренироваться и опытным путем выявить оптимальное время на разделение своих задач. Возможно, вам удобнее будет выполнять ваши цели разделив их на 5 минут.
Единственное, чем короче временные сегменты, тем короче временные промежутки и тем эффективнее вы будете справляться с работой. Если временной отрезок где-то 60 минут, такое время будет плохо восприниматься, так как является слишком абстрактным отрезком. А вот 5 минут или 10-15 — это очень конкретно время с наибольшей эффективностью. Потренируйтесь, если вы действительно каждые 15 минут будете запускать свой таймер и каждые 15 минут будете отмечать выполненные задачи или рейтинг ваших целей, вы сможете с каждой выполненной задачей справляться намного быстрее. Если же вы понимаете, что не успеваете на неопределенное время – можете дать себе строчку и накинуть еще 5 минут. Старайтесь составлять свои задачи таким образом, чтобы вы действительно могли их успеть выполнить за 15 минут. Таким образом, у вас получиться лучше управлять свои временным менеджментом и распределять обязанности намного рациональнее.
